Im Alleingang zur App
Über spezielle Software-Plattformen können Beschäftigte selbst Anwendungen für ihre Abteilungen basteln. Das entlastet die IT-Experten des Unternehmens und erhöht das Arbeitstempo.
Weg von Excel - hin zum eigenen Programm
Oftmals muss man eine größere Menge von Kontakt-, Artikel- oder Projektdaten auf eine Art verwalten, welche so z.B. in einem vorhandenen CRM- oder ERP-System nicht möglich ist. Viele Leute benutzen dafür heutzutage Excel-Tabellen. Aber mit Excel kommt man doch schnell an Grenzen, da es
a) alles nur in Tabellenform anzeigen kann und b) keinerlei Interaktion bei der Eingabe stattfindet. So können größere Datenmengen schnell unübersichtlich werden und Eingaben werden schlecht bis gar nicht verifiziert. Dass durch Eingaben bestimmte Aktionen ausgelöst werden, wird nur mit komplizierter Makroprogrammierung möglich, wovon die Meisten wieder nichts verstehen. Verknüpfungen zu anderen Tabellen sind nur bedingt möglich und das gleichzeitige Bearbeiten durch mehrere Mitarbeiter wird ebenfalls nicht unterstützt.
Genau für diese Probleme gibt es jetzt eine Lösung: Ninox. Eine Ninox-Datenbank ist im Grunde nichts anderes als eine Zusammenfassung verschiedener Felder mit unterschiedlichen Datentypen. Zahlen, Texte, Bilder, Datums- oder Zeitangaben sowie vorgegebene Auswahlkriterien können per Mausklick schnell auf einer Eingabemaske angeordnet werden. So ist schnell nach nur wenigen Minuten eine Kontaktdatenbank oder eine Lagerverwaltung begonnen, welche schon jetzt den alten Excel-Tabellen gegenüber weit voraus ist. Wenn man eine der vorhandenen Vorlagen verwendet, muss man die meisten standardmäßig verwendeten Eingabefelder sogar nicht mal selbst erstellen, sondern kann sich sofort ans Erweitern und Anpassen an die eigenen Bedürfnisse machen. Ein Feld hier dazu, eine Information dort hinzu, das Feld nach unten schieben, das andere Feld breiter machen.... Ruck-Zuck sieht das ganze schon recht professionell aus.
Jetzt wird's erst interessant
Die eben beschriebene, einfache Datenbank lässt sich sofort mit Daten füllen und benutzen. In den Listenansichten sind schnell Filter gesetzt, so dass sofort Übersicht in den Datensalat kommt. Da das ganze im Browser läuft, können sich beliebig andere Mitarbeiter einklinken und ebenfalls diese Datenbank benutzen. Schon jetzt fängt man an wesentlich effektiver zu arbeiten, als mit den genannten Excel-Tabellen. Doch das ist alles erst der Anfang! Interessant wird es jetzt, wenn man herausfindet wie man in den Formel-Feldern mit den Berechnungsformeln umgeht. Wer ein bisschen Excel-Programmieren kann, wird die Ninox-Sprache leicht verstehen. So lassen sich schnell kleine Kalkulationen basteln oder Ergebnisse auf Bedingungs-Abfragen darstellen. Und noch spannender wird es, wenn man bemerkt, dass man ja mehrere Tabellen erstellen kann und diese einfach per Mausklick miteinander verknüpfen kann. Und das alles funktioniert sofort out of the box... "Wow!" - ein Universum tut sich auf! Nun kommen evtl. noch ein paar Schaltflächen (Buttons) hinzu, die beim Anklicken selbst Berechnungen oder Aktionen ausführen können. Aber auch jedes Datenfeld kann z.B. nach Änderung automatisch eine Aktion starten. Jetzt beginnt die Königsklasse: Code-Elemente mit der einfachen Ninox-Sprache erstellen und so das Programm die unmöglichsten Dinge veranstalten lassen.... der Fantasie sind praktisch kaum Grenzen gesetzt. Und so wundert es nicht, dass die meisten Projekte - wie oben beschrieben - mit einer kleinen Tabelle anfangen, aber dann aufgrund der sprudelnden Ideen der Mitarbeiter ständig um neue Funktionen und Tools wachsen. Ninox-Projekte sind selten "fertig" - sie leben, solange man damit arbeitet. Es gibt immer eine Schaltfläche oder eine Eingabe, die noch irgendwie optimiert werden kann. Aber das ist ja auch leicht möglich und meist mit wenigen Mausklicks erledigt. Ausgewachsene Ninox-Datenbanken bilden ein ganzes CRM- oder ERP-System ab mit nicht selten dutzenden unterschiedlichster Tabellen, welche kreuz und quer miteinander verknüpft sind - siehe folgende Beispiele:
Worauf Sie achten müssen !
Bei kleineren Projekten ist es einfacher, da man meist nicht so viel für die Zukunft berücksichtigen muss. Aber die Grundsätze gelten im Großen so wie im Kleinen damit später kein Organisations-Salat entsteht, der sich nur schwer wieder entwirren lässt:
- Gestalten Sie zuerst die Tabelle, um die sich alles zentral bei Ihrem Projekt dreht. Hier sollten alle elementaren Informationen zusammenfließen. Erst anschließend erstellen Sie dann die Tabellen, die die Teilbereiche abbilden bzw. die auf die Hauptinformationen zugreifen.
- Verwenden Sie möglichst die Datentypen, die Ninox auch zur Verfügung stellt. Wenn in ein Feld nur Zahlen eingegeben werden, dann verwenden Sie auch das Zahlenfeld und kein Textfeld! Ebenso bei Emails oder URL's - auch hier gibt es eigene Feldtypen.
- Machen Sie sich gedanken, welche Informationen immer wiederkehren und evtl. nicht jedesmal neu eingegeben werden sollen - man will ja effektiv arbeiten und nicht alles zehnmal machen. Diese Informationen können Sie in Auswahlfeldern darstellen, wenn es sich um einzelne Angaben handelt (z.B. Artikelkategorien usw.). Sollen sich diese Informationen aber in der Zukunft beliebig erweitern lassen und dahinter weitere Informationen hinterlegt werden, dann legen Sie hierfür eine neue Tabelle an und verknüpfen diese als Auswahlfeld- so bleiben Sie flexibel.
- Es gibt also oft Informationen, die wiederholt an unterschiedlichen Stellen verwendet werden. Hinterlegen Sie diese nicht jedesmal an diesen Stellen separat sondern versuchen Sie diese Informationen zentral an einer Stelle abzulegen, auf die dann von überall aus zugegriffen werden kann z.B. mittels einer Tabellen-Verknüpfung. Klassisches Beispiel sind hier Länderinformationen oder Listen für gleichartige Auswahlfelder.
Je größer ein Projekt werden kann, desto besser ist es, sich eine Übersicht der Module zu machen und wie diese in Zusammenhang stehen. Nicht jeder hat ein gutes, grafisches Vorstellungsvermögen, so dass solche Tabellenpläne - wie oben gezeigt - im Vorfeld oft einen guten Überblick geben. Man kann das bedingt auch mit Mindmaps darstellen.
Wie wir helfen können
Natürlich dürfen Sie uns jederzeit gerne ansprechen, wenn Sie für eines Ihrer Projekte Hilfe benötigen. Da aber - wie oben angesprochen - der "Unterbau", d.h. die Grundkonstruktion einer Datenbank entscheidend dafür werden kann, wie gut man diese später erweitern kann etc., empfehlen wir bei noch nicht umgesetzten Projekten unsere Beratung in Anspruch zu nehmen. Wir helfen Ihnen bei der Planung und erstellen Ihnen auch gerne das Grundkonstrukt, welches Sie dann auch selbst weiterentwickeln können.
Sollten Sie sich nicht selbst zutrauen, eine komplexe Datenbank auf die Beine zu stellen, erstellen wir Ihnen das fertige Programm - natürlich in enger Zusammenarbeit mit Ihnen. Aufgrund Ihrer Anforderungen erhalten Sie natürlich zunächst ein Angebot mit dem veranschlagten Aufwand. Ab dem Zeitpunkt der Fertigstellung stehen wir natürlich weiterhin zur Verfügung für Fragen, Änderungen, Erweiterungen etc. - hierfür gibt es unterschiedliche Modelle der Zusammenarbeit.
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